Concilier le confinement et le télétravail

Nous sommes nombreux en télétravail en ce moment. Il y a des personnes qui avaient déjà l’habitude, mais rarement toute la semaine. Et pour d’autres, c’est la première fois.

Nous sommes confrontés à de nouvelles difficultés comme des problèmes informatiques ou un matériel inadéquat. Pour un travail à plusieurs, l’organisation est à mettre en place.

La lenteur de la connexion du réseau met nos nerfs en boule. Les synchronisations des dossiers partagés ne fonctionnent pas parfaitement. Tout est plus complexe et plus lent. Les journées peuvent passer vite avec le sentiment de perdre son temps en permanence. Le travail à distance ne s’improvise pas si facilement.

Télétravail avec un démarrage semé d’embûches

Nous découvrons par exemple tardivement que les ordinateurs de nos collaborateurs n’ont pas une caméra, un microordinateur ou l’équipement de Bluetooth pour les vidéos-conférences.
Nous devenons les experts en touche Windows +R et apprenons les fonctions de raccourci pour les gestionnaires de périphériques C:\WINDOWS\system32\devmgmt.msc. 

Ceci étant, pour découvrir l’absence de Bluetooth dans la liste des options de notre ordinateur.
Un petit souci pour connecter le super casque Bluetooth acheté avant le confinement !

Heureusement, nous avions un mini-adaptateur Bluetooth pour résoudre le problème. Sauf, qu’il est resté dans un tiroir au bureau. Qu’à cela ne tienne, nous cherchons le vieux casque à jack. Aï, c’est l’ancienne prise de 2,5 mm au lieu de 3,5 mm compatible avec notre nouveau PC.

Ces exemples peuvent faire sourire, mais ils font partie du temps perdu pour se mettre en route le premier jour.
Les salariés de grandes sociétés ont généralement l’équipement fourni et testé. En revanche, ils sont tributaires du dimensionnement du réseau VPN (Virtual Private Network). Ce dernier « pédale », car il  n’avait pas été anticipé pour 100% de salariés. Les directeurs informatiques font des infarctus durant ces périodes.

 

Quelle chance de pouvoir travailler en télétravail !

Il est désormais à la mode de fustiger ces ‘privilégiés’ qui peuvent télétravailler. L’herbe est toujours plus verte chez le voisin.

Ceux qui n’ont jamais télétravaillé (ou ne devaient pas organiser le télétravail d’une équipe) en ont une vision idéalisée. Au mieux, ils concèdent que les enfants qui crient derrière le dos ne facilitent pas la concentration. N’empêche que le télétravail occasionne aussi un autre type de stress et de frustrations.  En outre, le télétravail peut générer vite un sentiment de solitude.

Vous trouverez facilement de nombreux conseils pour un télétravail efficace sur l’Internet.  En outre, nombreux consultants en télétravail s’expriment même à la télévision sur ce phénomène.
En général, les conseils s’adressent aux grosses structures qui mettent une partie des salariés au télétravail à temps partiel.  Ou aux indépendants qui s’équipent d’un seul poste de travail.

C’est pourquoi nous publions un témoignage de nos propres modalités de fonctionnement. Il s’agit de l’expérience d’une petite entreprise de 8 salariés. Donc, ni d’une grande structure dotée de moyens informatiques et d’une capacité organisationnelle dédiée. Ni d’un télétravail avec un ordinateur portable et un téléphone comme peuvent le pratiquer certaines professions.

Nous devons partager de gros dossiers de données d’images et de dessin sur les logiciels de conception en parfaite synchronisation. Nous devons protéger le serveur des intrusions. Il est impensable de perdre les données d’un projet qui se déroule parfois sur deux années. Il faut des postes de travail avec cartes graphiques puissantes et dotés de deux écrans.

Voici donc quelques règles et notre expérience terrain. Une partie de l’article s’inspire aussi de la série ‘Steelcase 360’ sur le travail à distance.

 

Les règles et moyens pour un télétravail en PME

Fixation de limites

Il y a deux profils de télétravailleur. Ceux qui ne dérochent pas et travaillent trop. Ensuite, ceux qui peinent à se concentrer et maintenir l’activité. Et en dernier, ceux qui ont du mal à ‘s’y mettre’. Personnellement, j’ai du mal à démarrer, puis aussi à m’arrêter et à ‘décrocher’.

Pour mieux gérer nos limites ou notre absence de limite, il faut définir un programme du jour et s’y tenir.
Nous utilisons une plateforme d’organisation collective en ligne, l’application wrike. C’est un outil d’organisation de l’agence pour gérer les projets, tâches et priorités et tout partager plus facilement. Nous avons rédigé en 2019 un long article sur le sujet de la sélection de l’outil avec les tests de plusieurs solutions. Vous pouvez le lire sur notre blog.

Nous utilisons également un chat (Skype) pour rester en contact de manière pas trop intrusive.

Transparence

Si vous n’êtes pas à votre poste, c’est bien de l’indiquer à vos collègues. Partagez votre calendrier avec votre équipe, mettez votre statut à jour dans les logiciels collaboratifs que vous utilisez ou activez votre message d’absence si nécessaire.

Précisez à quel moment vous serez indisponibles et à quelle heure vous serez de retour. Actuellement, nous nous déplaçons moins à l’extérieur.  Mais ceci permet de ménager des « plages de travail calmes » et organiser son rythme de travail selon ses conditions personnelles. Ainsi, les autres collaborateurs savent quand vous êtes disponible pour un échange. Et inversement, vous ne serez pas sans cesse interrompu.

À lire sur ce thème (en anglais) : https://www.fastcompany.com/90411269/how-to-stay-productive-when-you-work-remotely

Préservez les relations avec vos collègues

Particulièrement en ce moment, il n’est pas facile de se trouver seul. Nombreuses personnes travaillent isolées et même dans l’angoisse.

Prendre une pause-café avec un collègue pour discuter par vidéo est même plus important pour les télétravailleurs que pour les individus présents au bureau.

Un exemple concret.
Google a mis tout le monde au télétravail dès le début de l’épidémie. Un de nos fils y travaille et vit seul dans un pays étranger. Il peut se connecter chaque matin pour le « petit déjeuner » avec son équipe. Pendant 30 minutes, de manière facultative, ils parlent de tout, sauf du travail.

Nous avons décidé de mettre en place pour notre petite équipe confinée périodiquement « des goûters-visioconférences ». Nous ne sommes pas nombreux et échangeons souvent au cours de la journée autour des projets. Mais se retrouver tous régulièrement, même en vidéo, est bien agréable. Il faut l’envisager au moins deux fois par semaine.

Tester une palette d’outils

Le point de départ du télétravail est l’installation d’un réseau virtuel privé (VPN) parfaitement sécurisé.

En fin d’année 2019, la mise en place de notre VPN WireGuard nécessitait deux mois de travail et d’optimisation informatique. L’agence a beta-testé l’équipement avec quelques collaborateurs pendant les grèves des transports. Notre point d’attention a été la sécurisation totale d’accès à notre serveur privé.

Pour en savoir plus :

VPN WireGuard est un logiciel open-source et d’un protocole de communication. Il permet d’implémenter un réseau privé virtuel. Le but est de créer les connexions point à point sécurisées dans des configurations « routées et pontées’. En langage « béotien », cela signifie que nous pouvons tous travailler sur un seul serveur à distance. Ensuite, nous utilisons nos logiciels de conception en partage collaboratif. Par exemple, nous pouvons travailler sur le même plan d’architecture sans se télescoper et en parfaite synchronisation. Pour finir, nous pouvons accéder à nos dossiers en toute sécurité.

Comment choisit son VPN.

WireGuard est un nouveau protocole VPN open source, considéré encore comme ‘expérimental’. Sans un bon informaticien qui vous le bichonne, ne vous lancez pas. Si vous dépendez des ressources externes, il vaut mieux sélectionner par exemple sur OpenVPN.

Nous pensons toutefois que pour les plus petites structures Wire Guard est un bon protocole VPN. Si toutefois vous devez trouver un prestataire informatique en urgence, restez plus classiques dans vos choix. Il faut avoir accès à un informaticien de bon niveau et très disponible pour gérer l’infrastructure.

Question de sécurité.

Nous avons besoin d’une sécurité très importante pour éviter de détériorer les données de projets.
Le protocole WireGuard est conçu pour simplifier le processus de cryptage des données. Plus rapide et plus léger qu’OpenVPN et IKEv2, qui sont plus anciens, mais aussi plus compliqués.
Une plus grande rapidité implique généralement une sécurité réduite et inversement, la sécurité de cryptage peut ralentir.
Mais, WireGuard dépasse en test de vitesse les anciens protocoles de manière étonnante . Il est conçu aussi pour être facile à implémenter.

Il ne sacrifie pas non plus les aspects de sécurité. Il n’utilise pas de longues méthodes de cryptage prédéfinies qui sont utilisées par la plupart des VPN. Les développeurs de WireGuard réassemblent les éléments qui constituent les algorithmes (appelés « primitives ») d’une nouvelle manière. Ils ont repensé totalement l’approche de cryptage. L’objectif est de gagner en vitesse sans compromettre toutefois la sécurité.

Et ce qui est à noter, c’est que le logiciel a seulement 4 000 lignes de code (hors la partie cryptage). Ce codage compact garantit un contrôle et des améliorations réguliers et approfondis. C’est ce qui peut aussi signifier un peu moins de vulnérabilités qu’avec d’autres protocoles bien plus difficiles à maintenir.

Article sur le piratage possible des VPN : https://fr.vpnmentor.com/blog/les-vpn-peuvent-ils-etre-pirates-analyse-en-profondeur/

Vous l’avez compris, une plateforme collaborative pour travailler en commun sur des plans, cela ne s’improvise pas en une semaine. C’est aussi un arbitrage à faire entre le risque d’exposition aux cyberattaques (surtout automatisés) et le besoin de rapidité.

Les autres outils collaboratifs et de communication sont plus simples à mettre en place.

Il faut sélectionner des outils qui vous semblent satisfaisants en matière de messagerie instantanée, de visioconférence, de partage de documents, de transfert de fichiers, etc.,
Nous avons la souplesse de petite structure.  Ainsi, nous avons déjà changé quelques outils dès la première semaine de confinement.

Activer la caméra pour se voir

A la place de Skype pour les visioconférences, nous avons sélectionné Zoom. Il est plus facile de se voir tous en vidéo en même temps. Lorsqu’on travail à distance, il faut avoir la caméra activée par défaut. La conférence téléphonique incite parfois à ‘décrocher’ et à faire d’autres tâches en même temps.
Cependant, pour le chat, nous utilisons Skype, très ergonomique.

L’étude de Steelcase précise :

« Premièrement, le langage non verbal des collègues permet d’apprécier l’atmosphère au sein du groupe, et deuxièmement, les individus sont moins susceptibles de se couper la parole lorsqu’ils se voient. 

Pour une expérience optimale, placez votre ordinateur au niveau de vos yeux, si nécessaire en le plaçant sur un support ou en l’éloignant de vous. Regardez la caméra et privilégiez la lumière naturelle, mais évitez de tourner le dos à une fenêtre (vos collègues ne verraient que votre silhouette). »

Steelcase 360°, Travail à distance

Pour optimiser les conditions acoustiques

Notez que les casques offrent un son de meilleure qualité que les haut-parleurs des ordinateurs. Évitez les pièces comportant un grand nombre de surfaces dures, qui produisent un écho.

Partager votre travail sur un tableau de bord virtuel

J’ai déjà parlé de wrike qui est en place dans notre agence depuis quelques mois. Et pour terminer, nous utilisons We Transfert, mais en version PRO pour certains gros fichiers de données que nous devons transférer en local ou vers les tiers.

Pour conclure

Créer des conditions propices au travail à domicile n’est pas toujours simple. Surtout si nous devons travailler à distance du jour au lendemain. Il faut donc un peu de temps pour se créer des conditions adéquates.

Pour ne citer encore que quelques éléments :

Délimiter un espace à défaut d’avoir un espace dédié au bureau. Et investissez dans un bon casque si vous ne pouvez pas vous isoler facilement.
Variez les postures et vérifiez si votre mobilier est adapté. À quelle distance est votre ordinateur, êtes-vous penché sur votre table basse ? Et entourez-vous des objets que vous aimez. Évitez de voir devant vos yeux la pile de linge à repasser !

Il faut rapidement prendre les bonnes habitudes, créer un environnement de travail correct et utiliser la technologie à bon escient.

Cela peut vous sembler trivial, mais ce sera à ces conditions, que vous arriverez à garder votre efficience et motivation.

 

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